Le nuove regole per l’acquisto di carburante

Le regole sugli acquisti di carburante per autotrazione, applicate alle imprese e ai liberi professionisti (partita IVA), sono cambiate a partire dal 1 luglio 2018.
Non essere in regola rende automaticamente queste spese non deducibili e l’IVA non detraibile, comportando un aumento dei costi compreso tra il 18% e il 100% del totale delle spese annue, secondo le tipologie di detrazione.

Come effettuare i pagamenti per essere in regola

Dal 1 luglio 2018 pagare in contanti il carburante non consente la deducibilità.
Il pagamento deve essere effettuato con carte di credito, debito o prepagate, intestate preferibilmente all’azienda (*), oppure con carta carburante.

(*) Nel caso di esborso diretto del dipendente, questi dovrà fornire la prova di avere pagato con mezzi tracciabili (ad esempio consegnando in azienda lo scontrino del POS) e dovrà compilare una nota spese con cui chiedere a rimborso le spese sostenute per conto dell’azienda, che a sua volta dovrà obbligatoriamente pagare la nota spese con bonifico (o altro mezzo tracciato) per configurare la concatenazione di pagamenti verificabili richiesti dalla normativa.

Come effettuare il rendiconto delle spese carburante

La scheda carburante può essere usata fino e non oltre il 31 dicembre 2018, ma entro quella data, chi già paga con carta di credito, di debito o prepagata, o carta carburante, non ha l’obbligo di compilarla.
Dal 1 gennaio 2019 la scheda carburante va in pensione, sostituita dall’obbligo per i benzinai di emettere fattura elettronica per ogni erogazione di carburante per veicoli aziendali. Le fatture dovranno quindi essere registrate in contabilità.

Quali sono le soluzioni?

Uso una carta di debito/credito

È possibile usare un mezzo di pagamento bancario intestato all’azienda o al libero professionista come richiesto dalla nuova normativa relativa alla tracciabilità dei pagamenti, ma è necessario poter provare l’avvenuto pagamento con mezzo tracciabile per usufruire del diritto alla deducibilità. È quindi sufficiente tener copia degli estratti conto della carta di pagamento. Se si usa il bancomat sarà necessario dare al commercialista l’estratto conto bancario ogni mese, senza poter separare le spese personali da quelle di lavoro.

Attenzione: se l’azienda non dispone di un mezzo di pagamento per ogni dipendente e l’acquisto di carburante avviene con carte personali la documentazione è ancora più complessa, oltre al fatto che il dipendente deve anticipare i soldi e farseli rimborsare.

Uso una carta carburante

Una carta carburante rende necessario rifornirsi nelle stazioni convenzionate, e produce un’unica fattura cumulativa a fine mese. Considerando la copertura delle stazioni di servizio normalmente convenzionate da una carta carburante, rispetto alle circa 22.000 stazioni esistenti in Italia, potrai rifornirti solo presso un quarto o un quinto di queste e tutte con prezzi diversi. Se si è nella necessità di rifornirsi in una stazione non convenzionata la carta carburante non si potrà usare e si dovrà gestire tutto con altro mezzo di pagamento tracciabile, oltre poi a doverlo rendicontare e riconciliare con la relativa la fattura elettronica, altrimenti la spesa diventa non deducibile. Usando una comune carta carburante, inoltre, non potrai godere dell’ampia scelta tariffaria delle stazioni non convenzionate e quindi non potrai risparmiare scegliendo quella con il prezzo più basso. Considera che in Italia un terzo dei distributori sono Pompe Bianche, con prezzi estremamente competitivi.

Non solo. La carta carburante offre limitate possibilità di monitoraggio e controllo online in tempo reale delle spese. Attivare una carta carburante è un processo lungo e complesso. In molti casi vengono richieste garanzie oppure, come nel caso di aziende recentemente costituite, non è possibile ottenerle.

Dal 2019 la carta carburante produrrà una fattura riepilogativa a fine mese che verrà inviata in forma elettronica.

Uso Soldo Drive

Usando Soldo puoi gestire quante carte vuoi per te e per i tuoi dipendenti per acquistare carburante in qualsiasi stazione di rifornimento e con la sicurezza che ogni pagamento sia tracciabile e la semplicità della rendicontazione automatica a fine mese.

Dal 2019 dovrai solo dare accesso a Soldo alle fatture elettroniche che ricevi e automaticamente selezioneremo quelle relative al carburante per la produzione del report mensile che potrà essere contabilizzato in forma aggregata

Tutti i vantaggi di Soldo Drive

Devi solo caricare il conto Soldo con un comodo bonifico dalla tua banca e…

Puoi usarla per pagare il carburante in qualunque stazione di rifornimento, così scegli sempre la più vicina o quella con il prezzo più conveniente.

Puoi controllare le spese in tempo reale, definire i massimali per le persone che la utilizzano e bloccare/sbloccare ogni carta istantaneamente.

La reportistica può essere scaricata, stampata o inviata automaticamente al tuo commercialista e l’intero archivio rimane sempre disponibile online.

L’amministratore può avvalersi anche delle app Soldo e gestire comodamente il conto e le carte sia online dalla console che dallo smartphone.

2019 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA: ecco come funzionerà

Dal 2019 il benzinaio emetterà fattura elettronica all’azienda o al libero professionista per ogni operazione di acquisto di carburante.
Il cliente dovrà comunicare al benzinaio l’indirizzo al quale inviarla.
Una volta ricevute le fatture elettroniche di tutte le transazioni l’amministrazione aziendale o il commercialista dovrà riconciliarle con i pagamenti effettuati in modo tracciabile, così da poterle contabilizzare.

Se si utilizza Soldo Drive, basterà dire al benzinaio di inviarla direttamente a Soldo all’indirizzo di posta certificata (PEC) che verrà comunicato a ridosso di gennaio 2019 e in automatico ogni mese verrà creato il report riepilogativo con pagamenti e fatture relative al carburante che potrà essere contabilizzato in forma aggregata.

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Puoi attivare Soldo online dal tuo computer o dal tuo smartphone in pochi minuti e ordinare carte che ti verranno recapitate in pochi giorni