Le nuove regole per l’acquisto di carburante

La normativa sull’acquisto di carburante per imprese e liberi professionisti (partita IVA) è cambiata. Se non sei in regola, non potrai detrarre l’Iva e dedurre i costi relativi a questi acquisti, il che può comportare un aumento generale dei costi compreso tra il 18% e il 100% del totale delle spese annue, secondo le tipologie di detrazione.

Come pago il rifornimento, per essere in regola?

Dal 1 luglio 2018 pagare il carburante in contanti non consente più di dedurne il costo.
Il pagamento deve essere effettuato con carte di credito, debito o prepagate, intestate preferibilmente all’azienda (*), oppure con carta carburante.

(*) Se il dipendente anticipa la spesa con il proprio bancomat/carta di credito, dovrà provare di avere usato mezzi tracciabili (ad esempio presentando lo scontrino del POS) e compilare una nota spese per il rimborso delle stesse. Per essere in regola con la normativa, che richiede pagamenti tracciabili, l’azienda pagherà la nota spese obbligatoriamente con bonifico o altro mezzo tracciato.

Cos’altro è necessario? L’obbligo della fattura elettronica.

Dal 1 gennaio 2019 ad ogni acquisto di carburante deve corrispondere, per un obbligo di legge, l’emissione di una fattura elettronica da parte del benzinaio (*). Le fatture elettroniche dovranno essere riconciliate con i pagamenti effettuati in modo tracciabile e contabilizzate.

(*) Se si usa una carta carburante appartenente ad un circuito, la fattura elettronica obbligatoria viene solitamente emessa una volta al mese dalla compagnia petrolifera.

Come contabilizzare le spese carburante

Per contabilizzare le spese di carburante consentendo la deducibilità del costo e la detraibilità dell’IVA è necessario:

  • Aver ricevuto tutte le fatture elettroniche (una per ogni rifornimento)
  • Dimostrare che il pagamento è stato effettuato con un mezzo tracciabile

La contabilizzazione può essere effettuata fattura per fattura o, se i singoli rifornimenti sono inferiori a 300 euro, in una unica operazione riepilogativa.
Nel caso di carta carburante, il riepilogo appare nella fattura cumulativa mensile.

Comunque sia stata fatta la contabilizzazione, nel caso di più veicoli, va anche considerata la tipologia di ciascun veicolo per il quale è stato acquistato carburante e vanno calcolati i subtotali per ciascuna aliquota di deducibilità del costo e di detraibilità IVA.

Quali sono le soluzioni?

Uso Soldo Drive

Ordina quante carte vuoi (per te e per i tuoi dipendenti) e fai il pieno in qualsiasi distributore d’Italia ed Europa(*), con la sicurezza che il tuo pagamento sia tracciabile.

Inoltre Soldo ti permette di generare il documento riepilogativo delle fatture, aiutandoti nella corretta suddivisione delle aliquote di deducibilità e detraibilità IVA e nella contabilizzazione delle spese.
Paga il rifornimento con la carta Soldo Drive e richiedi al benzinaio di inviare la fattura a Soldo: al resto penseremo noi.

(*) Puoi usare la carta Soldo Drive per pagare carburante anche all’estero, ma l’IVA (come accade oggi) non potrà essere detratta dalla spesa.
Uso una carta di debito/credito
Puoi usare un mezzo di pagamento, intestato all’azienda o al libero professionista, che sia tracciabile come richiesto dalla nuova normativa. Devi conservare una copia dell’estratto conto della carta e, se usi un bancomat, fornire al commercialista l’intero estratto conto bancario ogni mese, rendendo difficile separare le spese personali da quelle di lavoro.

Se il dipendente acquista carburante con la propria carta personale, oltre a dover anticipare la spesa e farsela rimborsare, la documentazione sarà ancora più complessa: deve chiedere al benzinaio l’emissione di una fattura elettronica intestata all’azienda che andrà poi correttamente contabilizzata.

Uso una carta carburante
Con la carta carburante, puoi fare rifornimento solo nelle stazioni convenzionate, cioè un quarto/un quinto sul totale di 22.000 distributori esistenti in Italia. Se sei in strada e hai urgenza di rifornirti, recandoti presso una stazione non convenzionata non potrai pagare con la tua carta carburante: potrai eventualmente usare la tua carta personale, ma la procedura per scaricare il costo del rifornimento sarà lunga e complicata.

Con una comune carta carburante, insomma, non puoi approfittare dei prezzi più convenienti offerti dalle stazioni non convenzionate come le pompe bianche (che sono un terzo di tutte le stazioni esistenti): meno scelta, meno risparmio.

Infine, attivare una carta carburante è un processo lungo e complesso: in molti casi vengono richieste garanzie oppure, come per aziende recentemente costituite, non è possibile ottenerle.
Dal 2019 le carte carburante producono una fattura elettronica cumulativa a fine mese.

Non solo. La carta carburante offre limitate possibilità di monitoraggio e controllo online in tempo reale delle spese. Attivare una carta carburante è un processo lungo e complesso. In molti casi vengono richieste garanzie oppure, come nel caso di aziende recentemente costituite, non è possibile ottenerle.

Dal 2019 la carta carburante produce una fattura riepilogativa a fine mese che viene inviata in forma elettronica.

Tutti i vantaggi di Soldo Drive

La usi in qualunque stazione di servizio, così scegli la più vicina o quella con il prezzo più conveniente.
Controlli le spese in tempo reale, definisci i massimali per chi usa la carta e la blocchi/sblocchi istantaneamente.
L’amministratore può gestire comodamente il conto e le carte sia online dalla console che con l’ app dallo smartphone.
Generiamo il documento riepilogativo per la contabilizzazione delle spese una volta ricevute tutte le fatture elettroniche. Fatture a pagamenti sono archiviati e sempre disponibili online.

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