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Carta carburante per i dipendenti

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Sempre più aziende decidono di ricorrere alle carte carburante da affidare ai propri dipendenti per essere usate durante i viaggi di lavoro. La carta carburante è fondamentale per godere delle agevolazioni fiscali: la deduzione delle spese e la detrazione dell’Iva e ti offre una serie di vantaggi notevoli. Nel seguito vediamo come.

Con la nuova normativa non è più possibile pagare in contanti il carburante per i lavoratori impegnati in viaggi di lavoro, anche nel caso si riceva una fattura in seguito al pagamento, se si desidera detrarre l’Iva e dedurre le spese relative. Sarà invece necessario usare un mezzo di pagamento telematico e tracciato come le carte o bonifici o altri strumenti bancari di pagamento, tra cui ad esempio gli assegni. Sarà quindi possibile usare l’estratto conto della carta come documentazione con valore fiscale per le agevolazioni fiscali.

Molte aziende hanno deciso di ricorrere alle numerose carte carburante da affidare ai propri dipendenti che si trovano a viaggiare per evitare la confusione e perdita di tempo (oltre che costituire una illecita violazione della privacy) che sono conseguenza della contabilizzazione cartacea delle spese di viaggio degli stessi. Infatti come abbiamo visto ora non è più possibile usare la scheda carburante e l’unica alternativa alla carta carburante è quella di rimborsare i pagamenti dei dipendenti fatti con le loro carte personali dovendo però poi scorrere i loro estratti conto per trovare i pagamenti di carburante durante i viaggi di lavoro per poter godere delle agevolazioni fiscali.

carta carburante cosa èMa cosa sono le carte carburante di preciso e cosa le rende così vantaggiose? Le carte carburante sono delle carte prepagate oppure di credito che sono pensate appositamente per essere usate dagli impiegati delle aziende o dai professionisti al momento del rifornimento, in modo da evitare eventuali problemi e permettere di trovare tutti i pagamenti del carburante a cui possono poi essere applicate le agevolazioni fiscali – deduzione delle spese e detrazione dell’iva – in un unico documento. Una soluzione molto più comoda rispetto a tutte le possibili alternative.

Ma se quelli individuati fino ad ora sono vantaggi soprattutto per l’azienda cosa cambia per i dipendenti, ossia per coloro che si trovano ad usare le carte carburante? Nel prosieguo dell’articolo, dopo aver individuato in breve quali e quante sono le carte carburante esistenti sul mercato, vediamo insieme nel dettaglio quali sono i vantaggi per i lavoratori dipendenti implicati dall’adozione della carta carburante da parte dell’azienda.

Le diverse tipologie di carta carburante

Le carte carburante sono distinguibili principalmente di tre tipi: carte carburante universale, il cui unico modello è la carta Soldo Drive), monomarca o multimarca. L’effetto per i dipendenti rispetto alla scelta aziendale della carta di carburante si rispecchia principalmente nella scelta dei distributori a cui questi possono fermarsi. A seconda della carta carburante adottata infatti cambia il numero di distributori a cui puoi andare e la frequenza con cui li trovi sulla tua strada.

La carta carburante universale Soldo Drive è la carta il cui merito principale è quello di permetterti di fermarti a fare rifornimento ovunque tu desideri e in qualsiasi distributore sulla tua strada, basta che accetti pagamenti sul circuito Mastercard. Il vantaggio per l’azienda invece nello scegliere questo tipo di carta si riflette nella possibilità per il dipendente di  scegliere il distributore meno caro.

Al contrario, le carte carburante monomarca – essendo emesse da compagnie di distribuzione del carburante – ti permettono di usarle unicamente presso i distributori della marca della carta carburante. Il lato positivo delle carte carburante monomarca consiste nel permetterti di partecipare alle offerte speciali e agli sconti, e di collezionare i premi in catalogo attraverso la raccolta dei punti.

Le carte carburante multimarca sono una soluzione che ti permette di rifornirti presso tutti i distributori convenzionati, che sono solitamente di più dei distributori a cui hai accesso con carte monomarca ma meno di quelli in cui puoi far benzina con una carta universale. In genere, il numero di distributori convenzionati della carta multimarca con la rete più ampia si aggira intorno ad uno ogni quattro in Italia e sono principalmente posizionati lungo le autostrade.

Carte carburante cosa cambia per i dipendenti

Per i dipendenti, quindi, cosa cambia con l’adozione della carta carburante da parte dell’azienda in cui lavorano? Dipende principalmente dal tipo di carta selezionato. In caso di carta monomarca o multimarca, il lavoratore dipendente dovrà avere cura di cercare per tempo sulla propria strada un distributore convenzionato per non rischiare di rimanere a piedi o di dover pagare con una propria carta personale il rifornimento, vedendo così sfumare la possibilità di godere delle agevolazioni fiscali.

Invece, queste premure non devono essere adottate dal lavoratore che opera per un’azienda che ha scelto di adottare una carta universale. In generale, l’adozione della carta carburante implica il vantaggio che il lavoratore non debba più preoccuparsi di cercare nell’estratto conto le spese relative al carburante nei viaggi di lavoro.

fatturazione elettronicaDovrà però seguire la procedura richiesta dal sistema di fatturazione elettronica, ossia dovrà comunicare al venditore presso il distributore i dati con cui è possibile emettere fattura elettronica, come ad esempio indirizzo PEC o il codice destinatario e i dati fiscali dell’azienda. Per facilitare questa operazione alcune carte carburante ti forniscono anche un QR-code, ossia un codice bidimensionale che ti permette di comunicare tutti i dati necessari per la fattura elettronica in modo istantaneo. Ti basta mostrare il codice all’operatore del distributore e questi con uno scanner apposito, ricava tutti i dati di cui ha bisogno.

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