Carta carburante, come funziona?

Le carte carburante stanno conquistando il mercato perché facilitano chi le usa nei pagamenti al distributore e nel rendicontare le spese, in modo da risparmiare tempo e fatica nel dedurre le spese del carburante e detrarre l’Iva. In questo articolo vediamo insieme cosa sono le carte carburante, come funzionano, le diverse tipologie presenti sul mercato e il rapporto con le fatture elettroniche.

La carta carburante è un mezzo di pagamento rapido e veloce sempre più presente nelle tasche di chi si trova costretto a viaggiare per lavoro. Le carte carburante permettono di velocizzare, automatizzare e digitalizzare i processi relativi alle spese di viaggio. Come vedremo nel seguito dell’articolo, con l’avvenuto pensionamento della scheda carburante e l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica per le spese di benzina la carta carburante è diventato un prodotto a cui sempre più lavoratori e aziende si affidano.

Ma le carte carburante non sono tutte uguali. Capire cosa sono, come funzionano le tipologie più diffuse e quali sono i loro vantaggi e svantaggi può essere fondamentale per fare la scelta che più si adatta alle tue esigenze e di cui non ti pentirai.

Cosa sono le carte carburante?

Le carte carburante sono delle carte di pagamento che sono pensate e vengono usate per pagare il rifornimento di carburante al benzinaio.Le carte carburante si configurano quindi come un modo veloce, rapido e sicuro di pagare i diversi tipi di carburante e combustibili che usi o usano i tuoi dipendenti nei loro viaggi aziendali.

Le diverse tipologie di carta carburante

Attualmente esistono tre tipologie di carte carburante che si distinguono per i benefici che offrono e i limiti che impongono a chi le usa. Queste tre tipologie sono: carte monomarca, carte multimarca e Soldo Drive, l’unica carta universale.

Vediamo nei dettagli le caratteristiche di ogni tipologia di carta, e tutti i pro e i contro a cui si va incontro scegliendole:

• Carta carburante monomarca: le carte carburante monomarca sono emesse da compagnie petrolifere, come Esso o Api. Le carte carburante monomarca possono essere usate solo presso i distributori della marca della carta carburante prescelta. Un esempio di questa categoria è la carta carburante offerta da Esso Card. I vantaggi delle carte carburante monomarca derivano dal poter partecipare alle offerte speciali, piccoli sconti e alla possibilità di raccogliere i punti per poter scegliere dei  premi tra un apposito catalogo. I contro invece sono rappresentati dal numero di documenti richiesti per poterla ottenere e dal tempo di attesa troppo lungo, dal numero limitato di distributori a cui si può accedere con la carta, con conseguente aumento nella spesa relativa al carburante (non è possibile scegliere liberamente il distributore più conveniente).
• Carta carburante multimarca: le carte carburante multimarca permettono di rifornirsi presso tutti i distributori convenzionati. Ciò significa, ad esempio nel caso della carta carburante multimarca con il maggior numero di distributore convenzionati, che è possibile fermarsi a fare rifornimento ad un distributore ogni quattro. Inoltre, essendo queste carte inizialmente pensate per chi guida camion, la maggior parte dei distributori convenzionati si trovano lungo le autostrade. Esempi di carte carburante multimarca sono DKV e UTA.
• Carta per carburanti universale: last but not least, la carta Soldo Drive, è una carta che consente di fermarsi a qualsiasi distributore presente sulla propria strada, l’unico requisito è che questo sia accetti pagamenti attraverso il circuito Mastercard. La carta carburante universale non offre sconti o premi, ma garantisce comunque un risparmio nei prezzi in quanto permette di scegliere il distributore meno caro e offre la massima libertà nello scegliere il distributore senza dover avere premura di accertarsi che ce ne sia uno nelle vicinanze nel caso in cui ci si trovi ad essere in riserva.

Carta carburante e fatturazione elettronica

La carta carburante è diventata ancora più utile con l’entrata in vigore dell’obbligo dell’emissione della fattura elettronica per i pagamenti sul carburante e la parallela abolizione della scheda carburante.

Non potendo più usare la scheda carburante per certificare i pagamenti sul carburante, in modo così poi da poter dedurre spese e detrarre Iva, se si decide di usare una propria carta personale alla fine del periodo fiscale bisognerà scorrere l’estratto conto in cerca dei pagamenti effettuati durante viaggi di lavoro per poterli rendicontare e godere delle agevolazioni fiscali.

Se ciò è difficile, noioso ed uno spreco di tempo per i professionisti, in caso di aziende diventa pressoché impossibile se non a costi altissimi in termini di tempo e denaro.

Al contrario la maggior parte delle carte carburante forniscono un estratto conto a fine mese, o alla fine del periodo prescelto che permette a te o al tuo commercialista di rendicontare tutte le spese in modo facile e veloce. Inoltre molte carte carburante permettono di assegnare la singola carta carburante ad un numero di targa o ad un lavoratore in modo da poter monitorare spese e altre informazioni utili.