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Carta carburante aziendale, come funziona?

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La carta carburante è tua alleata nel velocizzare e automatizzare il processo di rendicontazione e di pagamento delle spese di carburante durante i viaggi di lavoro, in quanto permette di avere tutte le fatture in un unico estratto conto. Ciò è ancora più vero se applicato alle aziende. Nel seguito dell’articolo vediamo tutti i vantaggi che il servizio offerto dalle carte carburante porta alle aziende.

In un articolo recente, abbiamo visto cosa sono le carte carburante, quali sono i vantaggi che derivano dall’usarle, le diverse tipologie presenti sul mercato, con i loro pro e contro e il rapporto che lega fattura elettronica e carta carburante. In questo articolo invece ci concentriamo nello specifico sulle aziende. Più un’azienda è grande, più numerosi sono dipendenti e impiegati, più sono elevati i costi che derivano dall’amministrazione e dalla rendicontazione. Servono infatti un numero di ore e di personale maggiore per poter tenere traccia delle spese fatte e per raccogliere le fatture in modo da detrarre l’Iva e dedurre le spese.

La tecnologia è un grande alleato in questo processo in quanto permette di semplificare, automatizzando e digitalizzando, processi che in sua assenza risulterebbero lunghi e costi. La carta carburante appartiene proprio a questa categoria: è un prodotto che si serve delle nuove tecnologie per renderle alleate, invece che impedimenti o ostacoli, del risparmio e dell’efficienza. Non solo: le carte carburante, come vedremo nel seguito, affinano anche la possibilità di monitorare dipendenti e mezzi della flotta, permettendoti di verificare istantaneamente l’ammontare speso per il rifornimento di ciascuna automobile da parte di ciascun impiegato dotato di carta carburante.

Carta carburante e aziende, sodalizio perfetto?

A partire dal 2011, con il Decreto Legge 70/201136, è possibile non usare la scheda carburante per rendicontare l’acquisto di carburante, se questo è stato effettuato attraverso un mezzo elettronico come la carta di credito, la carta di debito o la carta prepagata. Dal 2019, non è più solo possibile, ma è diventato obbligatorio usare un mezzo elettronico di pagamento ed emettere fattura fiscale per il venditore.

Con l’entrata in vigore dell’obbligo di emettere fattura elettronica per i pagamenti di carburante, per ogni azienda si aprono due possibili scenari: integrare al meglio la novità tecnologica, avvantaggiandosi rispetto alla competizione che non rimane al passo con i tempi, oppure fare parte di questa seconda categoria e subirne le conseguenze.

Dato che nel caso della fattura elettronica questo cambiamento è stabilito a norma di legge e non può essere aggirato, alle aziende non resta altro da fare che sfruttare al meglio il cambiamento e cercare di trarne il maggior vantaggio. Infatti, con il pensionamento della scheda carburante, che poteva essere usata dal lavoratore fino a dicembre 2018 per tenere traccia dei pagamenti di carburante durante i viaggi di lavoro, come abbiamo visto, è diventato obbligatorio l’uso di metodo di pagamento elettronici.

Inoltre per le aziende, dal momento che non è più possibile per i dipendenti compilare la scheda carburante,  le carte carburante sono una vera e propria necessità. Richiedere l’estratto conto ad ogni dipendente, oltre a creare problemi relativi alla privacy, risulterebbe incredibilmente oneroso.

La carta carburante risponde proprio a questo cambiamento normativo, infatti è uno strumento di pagamento elettronico, nello specifico una carta di credito prepagata e ricaricabile, con diversi, ma solitamente bassi costi di gestione e di ricarica, che garantisce, tra le altre cose, un maggior controllo dell’azienda sulle spese relative al carburante.

Inoltre le carte carburante permettono di diminuire il rischio che avvenga qualche errore in fase di rendicontazione e il rischio di controlli e di contestazione da parte dell’Agenzia dell’Entrate (con eventuale e salata multa).

Oltre agli accennati vantaggi in fase di rendicontazione e in fase di pagamento c’è una terza categoria di vantaggi per le aziende risultanti dall’adozione delle carte carburante: maggiore possibilità di monitorare e registrare le spese di ogni veicolo della flotta e di ogni dipendente, con eventualmente la possibilità, usando alcune carte carburante, di attribuire ad ogni carta un tetto mensile, settimanale o giornaliero.

Monitorare la flotta della tua azienda in ogni momento

Alcune carte per l’acquisto del carburante più di altre eccellono nell’offrire alla tua azienda servizi complementari al semplice uso della carta, volti a rendere la gestione e il monitoraggio della tua flotta più facile, immediata ed efficiente. Soldo Drive, ad esempio, l’unica carta universale presente sul mercato, oltre ad offrirti una contabilizzazione semplificata inviandoti un resoconto dal valore fiscale, personalizzabile su richiesta e che può riassumere tutte le fatture emesse dai benzinai e relative ai pagamenti fatti con tutte le carte Soldo Drive usate dai dipendenti dell’azienda, ti offre una gestione semplificata dei veicoli.

Attraverso la gestione semplificata puoi attribuire ogni carta ad una targa, verificare in tempo reale le spese collegate al veicolo o al dipendente o alla carta, dati che vengono riportati anche nel report periodico che Soldo ti invia.

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